Att välja rätt format för ditt nästa evenemang är inte alltid enkelt. De senaste åren har alternativen blivit fler – och beslutet handlar nu ofta om digitalt, hybrid eller en återgång till helt fysiska evenemang.
Oavsett om du är van att anordna digitala evenemang eller precis har börjat, håller hybrid snabbt på att bli en attraktiv medelväg (och format på plats återkommer också). Så hur bestämmer du dig? Tänk på dessa fem faktorer: syfte, budget, tid, storlek och geografi.
1) Syfte
Börja med det resultat du vill uppnå. Är målet nätverkande och relationsbyggande, lärande eller problemlösning?
- Om samarbete och teambuilding är avgörande, ger ett hybridformat ofta deltagarna bättre möjligheter att interagera i mer personliga sammanhang.
- Om din agenda främst består av keynotes och presentationer kan en helt digital konferens vara mycket effektiv.
Ventla har funktioner som gör kommunikation och interaktion enkelt för både arrangörer och deltagare – oavsett vilket format du väljer.
2) Budget
Digitala evenemang är vanligtvis mer kostnadseffektiva än hybrid. Du sparar på resor, lokaler, skyltar, catering och andra kostnader på plats.
Med det sagt kan ett hybrid-evenemang fortfarande vara billigare än stora traditionella fysiska sammankomster eftersom färre personer behöver vara fysiskt närvarande.
3) Tid
Om du har gott om tid kan du utforma en stark hybridupplevelse och låta bekvämligheten med resor utvecklas. Om planerna behöver ändras är det relativt enkelt att gå över till hybrid så att alla kan delta på sina egna villkor.
Arbetar du med
4) Storlek
Förväntar du dig hundratals eller tusentals deltagare? Ett digitalt format kan vara det mest hanterbara sättet att skala.
För mindre publiker är hybrid ett bra alternativ. Uppskatta hur många som föredrar att delta på plats jämfört med på distans och välj sedan den mix som passar dina siffror bäst.
5) Geografi
Tänk på var din publik befinner sig. Om deltagarna är spridda över olika länder eller regioner minimerar ett digitalt evenemang friktionen med resor.
Om många befinner sig inom rimligt reseavstånd – eller kan samlas i lokala hubbar – kan ett hybrid-format leverera starkt engagemang utan att alla behöver resa.
Slutsats
Genom att väga in dessa fem faktorer kan du utforma ett evenemang som passar deltagarnas behov och begränsningar. Och kom ihåg: oavsett vilket format du väljer (även om du behöver byta sent i processen) anpassar sig Ventlas plattform enkelt och hjälper dig att leverera ett lyckat evenemang varje gång.
