PS Occasion använde Ventla vid Thorntons konferens

Eventbyrån PS Occasion använde Ventla som en viktig komponent vid Grant Thorntons prisbelönta konferens

Grant Thornton har 1 200 anställda på 24 kontor runt om i Sverige och erbjuder tjänster inom revision, ekonomi, skatt och rådgivning. Under året stöttar de 27 000 företag och organisationer i Sverige med deras ekonomi.

Eventbyrån PS Occasion anlitades för att arrangera en intern konferens med temat ”Get Together”; syftet med detta evenemang var att komma samman för att skapa en samsyn kring företagets affärsplan och att etablera nya kontakter. För att bäst uppnå detta implementerade PS Occasion Ventla och använde det före, under och efter konferensen, vilket gav deltagarna en positiv och minnesvärd upplevelse.

Lösningen i korthet:

Koordinera och distribuera information på ett inspirerande, smidigt och begripligt sätt till alla deltagare.
Öka nätverkandet med hjälp av övningar och aktiviteter i appen.
Utvärdera och mäta resultat och mål med hjälp av Ventlas utvärderingsfunktioner.

Verksamhetens behov

Grant Thornton höll en stor konferens för alla 1 200 anställda i Sverige, vilket ställde höga krav på samordning, struktur och användarvänlighet när det gällde rollen som en evenemangsapp. För att skapa ett värdefullt evenemang som överensstämde med Grant Thorntons mål sökte PS Occasion en lösning som skulle:

Motivera medarbetarna att utveckla sina nätverkskunskaper och skapa nya kontakter.
Samordna och distribuera information, både allmän och individuell, på ett tillgängligt och begripligt sätt.
Skapa en community i appen där kollegor kan samarbeta från olika platser.
Implementera utvärderingar med transparenta och lättanalyserade resultat.

För att kunna genomföra den upplevelse vi ville skapa tillsammans med Grant Thornton behövde vi en samarbetspartner som kunde hjälpa oss att nå ut till alla individer före, under och efter konferensen på ett engagerande sätt. En del av det arbetet gjordes via en evenemangsapp, säger Fia Nordin, Senior Partner på PS Occasion.

Lösning

För att möta Grant Thorntons behov använde PS Occasion flera av Ventlas funktioner under hela evenemangets gång:

Ett par veckor före avresan förberedde sig medarbetarna för konferensen genom att ladda ner appen, där de välkomnades av en motiverande podd.
Före evenemanget kunde deltagarna välja vilka aktiviteter de ville delta i. All information om transport, boende, gruppindelning, uppgifter och andra detaljer skräddarsyddes för varje deltagare i appen.
På väg till konferensanläggningen fick deltagarna olika utmaningar och uppgifter via appen. De kunde kommunicera med varandra medan de var utspridda i olika bussar via appen; via aktivitetsflödet delade de bilder och kommentarer.
Under konferensen deltog medarbetarna i olika workshops. I appen kunde de läsa instruktioner, ställa och besvara frågor, anteckna och se resultat i realtid. De fick motivation och instruktioner från arrangörerna via push-notiser.
Deltagarna deltog i två frågeformulär: ett på väg till konferensen för att bedöma deras kunskapsnivå och ett på väg hem som visade hur mycket de utvecklats och gav dem möjlighet att uttrycka sina känslor efter konferensen.

Fördelar

Med Ventla försåg Grant Thornton konferensdeltagarna med en värdefull social plattform som utmanade medarbetarna att utveckla sina nätverkskunskaper och möjliggjorde dialog på långa avstånd under hela evenemanget.

Värdet av konferensen ökade som ett resultat av appen. Före evenemanget hade arrangörerna möjlighet att börja förbereda och engagera deltagarna och göra dem entusiastiska inför det som komma skall. Det ökade engagemanget bidrog också till kunskapsinhämtningen under konferensen, eftersom medarbetarna hade bättre kunskapsretention när konferensen avslutades.

I stället för att distribuera information via en mängd olika kanaler (dvs. e-post, tryckt material, muntligt på möten) kunde deltagarna hitta allt de behövde i appen; där kunde de notera viktiga detaljer och upptäcka rolig och inspirerande information.

Utvärderingarna (av medarbetarnas kunskapsnivå och förväntningar före konferensen och av deras utveckling och förändrade uppfattning på vägen hem) visade att Ventla ökade värdet av konferensen och hjälpte Grant Thornton att uppnå sina mål.

För detta evenemang vann PS Occasion Guldhjulet 2019!