Tre hotell, 180 deltagare, personliga scheman — hur allt hölls ihop med Ventla

För ett event av den här skalan handlar det inte om att kommunicera bra. Det handlar om att kommunicera rätt — till varje individ, i rätt ögonblick, utan att belasta de andra med information de inte behöver. Eventbyrån People Partner använde Ventla för att genomföra Audis årliga återförsäljarkonferens i Åre — ett evenemang där rätt information till rätt person i rätt tid var skillnaden mellan en sömlös upplevelse och logistiskt kaos.

Situationen

Audi Awards är ett årligt evenemang där Audi Sverige uppmärksammar sina bästa återförsäljare och handlare från hela landet. Det här året samlades drygt 180 deltagare i Åre under tre dagar fördelade på tre olika hotell, uppdelade i flera parallella grupper, med ett program som var fulltecknat från morgon till kväll.

Konferensen producerades av People Partner, en eventbyrå med lång erfarenhet av storskaliga konferenser och upplevelsedrivna event. Deras uppdrag var inte att flytta folk från punkt A till punkt B. Det var att se till att upplevelsen höll ihop — att varje deltagare kände att evenemanget var designat för just dem.

Utmaningen

Med 180 deltagare fördelade på tre hotell uppstår snabbt ett klassiskt informationsproblem: alla behöver sin information, men ingen behöver allas information. I ett event med tajta tider och grupper som rör sig parallellt kostar varje missförstånd tid.

People Partner behövde:

Kunna skicka rätt schema till rätt person utan att skapa förvirring för övriga
Ett enda ställe där all praktisk information fanns tillgänglig utan att deltagarna behövde fråga
Möjligheten att nå ut till specifika grupper med realtidsuppdateringar när programmet ändrades
En kanal för uppföljning direkt efter evenemanget, utan att skicka separata enkäter i efterhand

Hur de använde Ventla

People Partner valde Ventla som den enda plattformen för hela evenemanget.

Program. Varje deltagare fick sitt individuella schema direkt i appen, anpassat efter grupp, aktiviteter och hotelltillhörighet. Ingen behövde navigera i ett schema som inte gällde dem.

Information. All praktisk information samlades på ett ställe i appen: transfertider, restaurangbokningar, klädkod och hotellinfo. Frågor som annars dyker upp dussintals gånger per dag försvann.

Min sida. Via sin personliga sida såg varje deltagare sin hotelltilldelning och sina valda aktiviteter. En detalj som kan verka liten, men som radikalt minskar antalet spontana frågor till produktionsteamet.

Dialog. People Partner skickade riktade push-notiser med realtidsuppdateringar om transfer och schemaändringar. Samma kanal användes för att distribuera en uppföljningsenkät direkt efter konferensen, när upplevelsen fortfarande satt färskt i minnet.

Resultatet

Trots tre hotell, flera parallella grupper och ett fulltecknat schema upplevde deltagarna ett evenemang som kändes personligt och välorganiserat. People Partners team kunde lägga sin energi på det som faktiskt kräver mänsklig närvaro istället för att besvara frågor som appen redan hade svarat på.

För Audi blev eventet vad det skulle vara: ett tillfälle att hylla sina bästa partners, inte ett trassligt logistikprojekt.

För ett projekt av den här skalan var Ventla den självklara lösningen för att strömlinjeforma kommunikationen och säkerställa att alla deltagare hade enkel tillgång till den information de behövde. — People Partner

Vad det innebär för liknande organisationer

Lärdomen från Audi Awards är att personalisering på eventnivå inte är en lyx — det är en förutsättning när deltagarna är fördelade på olika spår, hotell eller roller. Att skicka samma information till alla i hopp om att var och en plockar ut det relevanta är ett recept för missförstånd och tappad tid.

För eventbyråer i synnerhet är möjligheten att segmentera information per grupp, hotell eller aktivitet skillnaden mellan ett event som känns som en logistikutmaning och ett som känns som en upplevelse. Plattformen tar hand om informationsflödet så att teamet kan ta hand om människorna.

Industri: Bilindustri · Eventtyp: Återförsäljarkonferens · Deltagare: 180 · Region: Sverige

Producerar du ett event med flera hotell, parallella spår eller deltagargrupper som behöver olika information? Prata med Ventla.