En kickoff som fick 9,3 av 10 — och startade ett halvår innan alla ens visste vart de skulle

De bästa kickofferna börjar inte när första föreläsaren kliver upp på scenen. De börjar när deltagarna första gången känner att någonting är på gång — och börjar se fram emot det. Svedea använde Ventla för att genomföra en tvådagars kickoff för 240 medarbetare i Sundsvall, där engagemanget byggdes upp under sex månader och allt — från tågbiljetter till OS-omröstning — samordnades i en och samma app.

Situationen

Svedea ville göra något annorlunda. Inte en vanlig konferens med presentationer och gruppmiddagar. En kickoff som verkligen fastnade — som stärkte gemenskapen, skapade tydlighet kring mål och gav 240 medarbetare en känsla av stolthet och delaktighet inför året som väntade.

Valet av plats blev Hotell Södra Berget i Sundsvall. Temat: OS — inspirerat av OS-året och Svedeas företagskultur, med fokus på att lyfta individen och bygga teamkänsla, precis som i idrottens värld.

Men ett tema är bara ett tema. Frågan var hur man får 240 människor att faktiskt känna det, och inte bara höra talas om det.

Utmaningen

Att skapa genuint engagemang i en organisation på 240 personer är svårt när man jobbar med traditionella verktyg. Mejl försvinner i inkorgen. Teams-meddelanden konkurrerar med allt annat. Och när information sprids över flera kanaler tappar deltagarna överblicken — och arrangörerna kontrollen.

Svedea behövde:

Ett sätt att bygga förväntan och laganda redan månader innan kickoffen
En enda kanal där all information samlades — från tågbiljetter och rumsindelning till aktivitetsval och packlistor
Möjligheten att ge varje deltagare personlig information utan att belasta alla andra
Ett smidigt sätt att hantera omröstningar och interaktion under själva evenemanget

Hur de använde Ventla

Ventla-appen introducerades redan ett halvår före kickoffen, och från dag ett styrdes all kommunikation successivt bort från mejl och Teams mot appen som enda nav.

Förväntan inför evenemanget. Deltagarna delades in i lag om tio personer, vart och ett tilldelat ett OS-land. Via appen deltog lagen i månatliga utmaningar — en stegutmaning, hejaramsor, OS-grenar i light-variant — som byggde upp lagkänslan långt innan någon ens hade packat väskan. En digital rundtur av hotellet publicerades i appen och stärkte förväntningarna ytterligare.

All praktisk information på ett ställe. Tågbiljetter, busstider, rumsindelning, workshopsval, aktiviteter och packlistor — allt samlat i appen. Deltagarna hittade sin personliga information direkt, utan att leta i gamla mejltrådar eller fråga kollegor.

Interaktion under evenemanget. Istället för röstsedlar användes Ventla för omröstning av Årets team direkt i appen. Snabbt, pappersfritt och utan administration. Push-notiser höll deltagarna uppdaterade i realtid genom hela programmet.

Resultatet

Kickoffen på Södra Berget fick ett helhetsbetyg på 9,26 av 10 i utvärderingen — en av de mest uppskattade i Svedeas historia. Deltagarna beskrev den som proffsig, inspirerande och lärorik.

Engagemanget som hade byggts upp under sex månader sattes på prov under två dagar och höll hela vägen. Eftersom all information hade funnits på rätt ställe hela tiden kunde arrangörerna fokusera på upplevelsen — och deltagarna på varandra.

Vad det innebär för liknande organisationer

Den viktigaste lärdomen från Svedea är att en kickoff inte är en händelse — det är en kampanj. När engagemanget får börja månader innan dörrarna öppnas skiftar relationen till eventet helt: deltagarna anländer redan investerade, redan kopplade till sitt lag, redan i rätt sinnesstämning.

Det andra är värdet av att ha en enda kanal. Så fort information börjar spridas över mejl, Teams och utskrivna lappar tappar både arrangör och deltagare överblicken. När allt finns på samma ställe — och varje person ser sin version av det — försvinner en hel klass av frågor som annars skulle ha landat hos produktionsteamet.

För organisationer som vill att deras kickoff ska prata om eventet i flera månader efteråt är receptet enkelt: börja tidigare, samla allt i en plattform och låt deltagarna äga delar av upplevelsen själva.

Industri: Försäkring · Eventtyp: Kickoff · Deltagare: 240 · Region: Sverige

Planerar du en kickoff där engagemanget ska bära långt innan — och långt efter — själva eventet? Prata med Ventla.