Telia
Hur Telia genomförde ett tredagarsprogram för sex länder — virtuellt
När Telias planerade fysiska ledarskapsprogram tvingades bli virtuellt med kort varsel använde de Ventla för att leverera ett tredagarsprogram för 120 ledare från sex länder — utan att förlora dialogen.
Eventet var designat för ett rum. Tre veckor innan det började — fanns det inget rum. När COVID-19 tvingade Telias tredagars executive-ledarskapsprogram att bli helt virtuellt behövde 120 ledare från sex länder en upplevelse som bevarade den dialog och idéutväxling det fysiska formatet byggde kring.
Situationen
Telia är ett av de största telekommunikationsföretagen i Norden och Baltikum — ca 21 000 anställda i sju länder, varav 4 700 i Sverige. Att driva det många människor på det många marknader kräver kontinuerliga investeringar i ledarskapsteamets kapaciteter.
Varje år håller Telia mer än 50 större möten och event för sina anställda — konferenser, utbildningsprogram, ledarskapsprogram. Ett av de viktigaste är Executive Programme: ett flerdagarevent som samlar seniora ledare från hela organisationen för att dela strategiska perspektiv, workshoppa kritiska utmaningar och bygga de cross-market-relationer som gör ett distribuerat bolag att faktiskt fungera.
2020 års upplaga planerades som ett fysiskt event i Stockholm. 120 ledare från sex länder. Tre hela dagar. Ett program byggt kring den typ av debatt och utbyte som är svår att replikera i ett videosamtal.
Sedan, veckor före eventet, fattades beslutet: det skulle bli virtuellt.
Vad de behövde
Utmaningen var inte bara den tekniska frågan om hur man streamar en konferens. Det handlade om att bevara det som gjorde eventet värt att delta i från första början:
- Smågrupp-workshops med genuin diskussion, inte passivt tittande
- Dialog och debatt mellan deltagare från olika länder och funktioner
- Ett enda ställe där all information, alla format och alla interaktioner levde — inte en lapptäcka av länkar, mejl och videoplattformar
- Sömlös rörelse mellan olika sessionstyper: plenary-presentationer, workshopgrupper, breakout-rum
- Möjligheten att skicka påminnelser, omröstningar och enkäter till 120 personer simultant, i realtid
Hur de använde Ventla
Telia och deras externa eventpartner konfigurerade Ventla som den enda hubben för hela programmet. Varje element av tredagarsmöjligheten levde på ett ställe: streamade presentationer, workshopmaterial, MS Teams-länkar för breakout-sessioner, talarpresentationer och programinformationen deltagarna behövde för att navigera sin dag.
Workshopstrukturen var den mest komplexa biten. Deltagarna delades in i grupper baserade på deras produktområde och organisatoriska kontext — varje grupp kom åt sina specifika breakout-länkar via "Min information" i appen. Att röra sig mellan plenarsessioner och gruppworkshops krävde inget separat inloggning, inget länkletande, inget byte mellan system.
Under tre dagar använde det organiserande teamet push-notiser för att koordinera 120 personer från sex länder i realtid — påminnelser om när sessioner startade, uppmaningar att flytta mellan rum, live-omröstningar för att driva diskussion i plenum och enkäter för att fånga feedback medan sessioner fortfarande var färska.
Plattformen fungerade på både mobil och desktop. Deltagare som ville följa med på en större skärm kunde. De som föredrog sin telefon kunde ta konferensen med sig mellan sessioner.
Vad som hände
Det som slog Telia-teamet mest var hur konsolideringen av allt till en plattform förändrade upplevelsen för deltagarna. I ett virtuellt event ihopsatt av olika verktyg lägger deltagare kognitiv energi på att navigera verktygsuppsättningen. När allt är i samma gränssnitt kan de fokusera på innehållet.
Deltagarna nämnde specifikt värdet av att ha streamade presentationer, MS Teams-workshops, talarbios, externa resurser och kommunikationsverktyg tillgängliga i samma app. Flexibiliteten — desktop för sessioner, mobil för pauser och korridorkonversationer — replikerade något av den fysiska konferensupplevelsen som de flesta virtuella format förlorar helt.
Eventet körde tre hela dagar utan den operativa friktion som typiskt följer med virtuella event i den här skalan. Realtids-push-kommunikation innebar att schemaändringar nådde alla omedelbart, utan den mejlkaskad som vanligtvis följer på en ändring.
Vad det innebär för liknande organisationer
Telias situation 2020 var akut, men den underliggande utmaningen är permanent: stora organisationer behöver köra ledarskapsutvecklings- och strategisk alignment-event för distribuerade, multinationella team, och fysiska sammankomster är inte alltid möjliga eller praktiska.
Lärdomen är inte att virtuellt är bättre än fysiskt — det är det ofta inte, för den här typen av event. Lärdomen är att en välkonfigurerad plattform kan bevara de viktigaste elementen i ett fysiskt program: smågruppsdialog, realtidsinteraktion och känslan av att alla är på samma plats tillsammans, även när de inte är det.
För organisationer som kör ledarskapsprogram, offsiter eller strategiska alignment-event över flera länder eller tidszoner påverkar plattformsvalet avsevärt om programmet levererar sitt avsedda värde eller bara sina inplanerade timmar.
Industri: Telekommunikation · Eventtyp: Virtuell ledarskapskonferens · Deltagare: 120 · Region: Norden / Europa (6 länder)
Kör du ett ledarskapsprogram eller executive-offsite över flera länder eller tidszoner? Prata med Ventla om hur plattformen ser ut för distribuerade team.
